Leg de handleiding en de factuur bij het apparaat

De bruikbare papieren zijn de papieren die je nodig hebt terwijl je bij het apparaat staat: de handleiding, de factuur, de garantienota, de laatste inspectie, en het servicevel dat een aannemer achterliet.

Hang ze aan het asset. Een gedeelde map die “oude gymadmin” heet, gaat niet open om 7 uur ’s ochtends als een band van het deck is gelopen.

Als het origineel papier is

Fotografeer de pagina’s met het model, het serienummer, de waarschuwing over bedrading, en de noot over aandraaien of spanning als die er is. Je hebt niet elke reclamepagina nodig. Je hebt de pagina’s die een monteur vraagt.

Mailt een aannemer een rapport, bewaar het bij de klus en bij het asset als het het apparaat beschrijft en niet alleen het bezoek. De datum van het bezoek hoort op de werkorder. De bevinding hoort waar de volgende storing gelezen wordt.

Vind je de handleiding niet, schrijf dat op. “Handleiding niet in het dossier” is een feit. Doen alsof je later kijkt, is hoe het dossier leeg blijft.